Автор Quartz Лила Маклиллан рассказывает о системе, которая не дает человеку стать бездушным конвейером, но в то же время помогает все успевать.
Многозадачность – это, вероятно, один из самых переоцененных навыков в современной жизни. Она лишает мозг кислород-содержащей глюкозы, помогает сохранять бдительность, усложняет человеку переключения между задачами, и вообще, как правило, многозадачность − это просто иллюзия. Согласно исследованию, проведенному Университетом Огайо, только 3% населения − «супертаскери». Все остальные просто притворяются ими.
Разработан целый ряд систем, чтобы спасти нас от необъятных списков дел, которые могут любую работу превратить в бездушный конвейер. Одна из таких систем – «персональный канбан», названная в честь японской производственной концепции, которую применяли в конце 1940-х годов в компании Toyota.
В промышленности канбан (по-японски означает «вывеска» или «рекламный щит») основывается на ярлыках, которые перемещаются вместе с каждым продуктом, изготавливается по заводу. Только определенное количество ярлыков одного типа может быть на одной линии одновременно и они должны соответствовать одной конкретной части автомобиля.
Джеймс Бенсон, бывший городской планировщик из Сиэтла, который написал книгу «Персональный Канбан», рассказал Quartz, промышленный канбан был для Toyota способом избежать перепроизводства. Он адаптировал эту систему, чтобы снизить эмоциональные затраты в людей, ведь ощущение, что «в голове слишком много задач» − это самый большой недостаток нашей многозадачности.
Персональный канбан основан на двух принципах: визуализировать свою работу и ограничить общий объем «незаконченной работы». Применять систему достаточно просто:
- Найдите доску, к которой можно цеплять магниты, клейкая бумага или кнопки. Нарисуйте на ней три столбца: «Задача», «В работе» и «Сделано».
- Напишите задания на отдельных карточках. Вы можете отсортировать их по срокам или по типу (например, личные и рабочие) используя цвет или метки. Закрепите карточки в столбце «Задача».
- Выберите из этой колонки не более трех задач, которые можно перенести в средний столбик «В работе». Это те дела, на которых вы должны сосредоточиться в течение ближайшего периода времени.
- Когда задание будет выполнено, то переместите его в колонку «Сделано» и выберите новое задание, чтобы перенести в колонку «В работе».
Колонка «Задачи» позволяет видеть, что есть в вашем списке и оценивать, справитесь ли вы с этим. (Или, возможно, вам нужно делегировать что-то или попросить кого-то о помощи? Нужно ли изменить что-то в подходе к работе, чтобы столбец «Задача» не стал полем невыполнимых желаний?).
По словам Бенсона, средний столбец − это «сейчас», и он не должен содержать более трех ярлыков. Вы можете свести текущие задачи и к другу, но автор говорит, что так можно подорвать весь процесс. У большинства из нас есть как минимум две конкурирующих дела в данный момент времени, тогда как третье задание может быть выполнено более пассивно. (Можно работать над двумя проектами домов во время стирки одежды, например). Вдавливая в колонку «В работе» больше трех элементов, вы напрягаете свой мозг и уповільнюєте его работу.
Начиная и не заканчивая слишком много дел, человек подвергается так называемый эффект Зейгарник, названный именем Блюми Зейгарник, психиатра, которая в 1920-х годах обнаружила, что люди лучше запоминают незавершенные задания, чем завершенные. Незавершенные дела, которые мы забросили, похожие на когнитивный зуд. (Зейгарник впервые сделала это наблюдение, заметив, что официанты помнят подробности заказов в ресторане только до тех пор, пока заказ выполняется).
Суть колонки «Сделано» не требует объяснений. Исследования показали, что мы получаем выброс дофамина, просто говоря слово «сделано». «Акт завершения говорит сам за себя» − добавляет Бенсон.
Важно отметить, что столбец «Сделано» не обязательно должен быть лишен жизни, то есть просто констатировать факт, и это довольно важный момент в теории Бенсона. Ведь этот столбец может превратиться в полезные записи про вашу работу и определенные результаты.
Бенсон и Тоньянн Демарія Барри, соавтор книги «Персональный канбан», придумали матрицы для ранжирования предметов, которые вам больше всего нравятся, меньше всего нравятся, были сделаны на скорую руку, над которыми вы не чувствуете контроля и т. д. Авторы обещают, что через некоторое время у вас появятся несколько универсальных категорий. Согласно прояснится, на чем вы всегда застреваете, а где преуспеваете чаще всего.
Этот план помогает достичь большей осознанности в жизни − если вы будете придерживаться его как минимум до тех пор, пока не начнете видеть некоторые схемы-образы. (Бенсон признает, что люди не могут придерживаться некой системы постоянно). «Если вы обнаружите, что все ваши дела − чрезвычайные ситуации, это говорит о том, что пора переоценить свою жизнь» − говорит Бенсон. Нечто подобное он однажды услышал от женщины, которая изменила карьеру и развелась с мужем после перехода на такую систему.
Джеймс Бенсон впервые придумал «персональный канбан» для разработчиков программного обеспечения около 10 лет назад, но, по его словам, IT-специалисты не заинтересовались им. Он продолжал разрабатывать свой метод, который использовался в школах, медицинских организациях, правительственных учреждениях и некоторых отраслях промышленности, а его бывший коллега запустил более интенсивную программу обучения − LeanKanban University.
В системе «канбан» основаны несколько популярных приложений, в том числе Pivotal Tracker и Trello. Впрочем, Бенсон считает более эффективными реальные доски, потому что они легко воспринимаются и находятся в пространстве и времени». Он также упоминает об исследованиях, которые доказали, что люди обрабатывают больше информации, когда делают записи.
В конечном счете, Джеймс Бенсон хочет, чтобы его модель помогала людям найти себя − в буквальном смысле. Об этом стоит подумать даже тем из нас, кто предпочитает читать (или писать) о производительности системы, зная, что никогда не будет соблюдать их. (Я тоже в этом виновата). «Мы сегодня настолько перегружены, что теряем из виду то, кто мы, что мы можем и что делает нас теми, кто мы есть, − утверждает Бенсон. − Мы начинаем верить, что мы просто что-то, что заполняет пространство».
В теории или на практике лучшие системы управления временем направлены не на то, чтобы перезагрузить жизнь, а на то, чтобы сделать человека человеком.