«Правило Парето» гласит, что «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата», и может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности предприятия и оптимизации его результатов. Цифры эти условные, но идея ясна: выбрав минимум самых важных действий и устранив узкие места, можно получить значительную часть от желаемого результата.
Простой пример: наше производство делает машины, много лет прикручивает колеса на семи болтах и закупает эти колеса у единственного поставщика, у которого постоянно растут цены и периодически возникают проблемы с поставками. Узкое место? Конечно. Но на рынке есть колеса на пяти болтах, которые продаются у десятка поставщиков и стоят в разы дешевле. Идем в конструкторский отдел, уточняем, можно ли использовать такие колеса не в ущерб качеству наших машин. Ответ – «можно», только шпильки придется делать потолще да гайки поменять. Идем в производственный отдел, где говорят, что тогда потребуется перенастроить станки, чтобы они закручивали не семь болтов, а пять. Далее меняем производственный цикл и уже через год получаем весомое конкурентное преимущество – благодаря конкуренции и взаимозаменяемости поставщиков нам удается сократить затраты на закупки колес на n% и минимизировать риски, связанные с несвоевременными поставками.
Казалось бы, производство – стабильная штука, где все поставлено на поток, и с закупками все более-менее понятно. Но когда постоянно движешься по накатанной колее, то можешь и не заметить, что дорога-то петляет и напрямую пройти гораздо ближе. Но секрет успеха того машиностроительного предприятия был не только в решении о замене колес, но и в подходе, который оно применяло в процессе планирования закупок. Там была внедрена автоматизированная система планирования и согласования потребностей, доступ к которой имели все подразделения, благодаря чему утверждение любых изменений происходило в режиме онлайн по четкой схеме, быстро, прозрачно и понятно. А теперь представьте себе завод с множеством подразделений, у каждого из которых совершенно разнородные потребности, их нужно собрать, согласовать и донести до поставщиков, чтобы те заблаговременно подготовились к поставке. Процесс, когда сотрудник отдела закупок обходит каждый отдел и спрашивает «а что же вам нужно?», а ему отвечают «нам нужно это, это и это», выглядит не очень эффективно. Потому что та девочка с блокнотиком, которая обходила подразделения (а скорее всего, не одна, а много), могла что-то забыть, неправильно записать. Кроме того, пока они обходят весь завод, ситуация может измениться.
Автоматизированное решение, отдельное или встроенное в любую корпоративную систему, будь то SAP, iTender, Ariba, Oracle, 1С и так далее, способно оптимизировать планирование потребностей и закупочной деятельности предприятия в целом, избавить от нежелательной рутины, а также иот рисков что-то не успеть сделать, например, вовремя принять верное стратегическое решение. Вфукнционал такой системы, взависимости от бизнес-процессов предприятия, могут входить сбор, консолидация, ревью исогласование потребностей между подразделениями, формирование плана-графика закупок, сопоставление плана доходов и расходов (потребности должны быть финансово обеспечены), система анализа и прогнозирования потребностей. Совершенно логичнопроинтегрировать систему планирования со складом и планированием сбыта.
Оптимизация закупочной деятельности– бескрайнее поле для фантазий. Остается выбрать правильные узкие места, и 80% результата – в кармане.
Автор — эксперт компании "Фогсофт"